کنفرانس خبری

کنفرانس خبری:

 عموما در جهت اعلان آخرین خبر که تازگی و گستردگی دارد برگزار می شود. برگزاری این کنفرانس ها هنگام بروز حوادث و بحرانهای خاص نیز جهت توضیح ابهامات به خبرنگاران و افکار عمومی نیز پیشنهاد می شود . در کنفرانس خبری که یک یا چند نفر پاسخگوی سوالات خبرنگاران هستند و یکی از آزادترین انواع مصاحبه هاست تمامی خبرنگاران حق شرکت در آن را دارند این کنفرانس بایستی فصلی برگزار شود و در آغاز آن گزارشی از عملکرد فصل گذشته و برنامه های آتی سازمان در فصل آینده به خبرنگاران ارائه شود سپس برنامه ها توسط خبر نگاران به نقد کشیده شود و برنامه پرسش و پاسخ آزاد برگزار گردد.

مناسب نیست در یک کنفرانس خبری با تراکم و انبوه اطلاعات و اخبار از حضور مداوم و مستمر در رسانه ها محروم شویم بهتر است تنها یک و یا حداکثر دو مورد از موضوعات مهم که تازگی هم دارد موضوع اصلی کنفرانس قرارگیرد .

کنفرانس های ویژه با موضوعات خاص در مواقع رویدادهای مهم ، افتتاح ، نمایشگاهها ، سمینارها و اتفاقات و بحرانها نیز برگزار می شود . ابتدا در چنین کنفرانس هایی موضوع اصلی کنفرانس به گفتگو گذاشته می شود سپس بخشی به سئوالات خارج از موضوع کنفرانس اختصاص می یابد. عنوان این مطلب که موضوع کنفرانس فلان است و سوالات فقط در این حیطه باشد بازتابهای منفی و مخرب در پی دارد و برخورد درستی نیست . خبرنگاران مطبوعات ، صدا و سیما ، خبرگزاری ، واحد مرکزی خبر و خبرنگاران آزاد در این جلسات شرکت می کنند .

طی نامه ای که خبرنگاران دعوت می شوند نام مصاحبه شونده ، موضوع مصاحبه ، محل ، ساعت و هدف مصاحبه بایستی به روشنی اعلان شود . این دعوت عموما حداقل یک هفته قبل با تاریخ مشخص و دقیق به رسانه ها اعلام می شود و یک روز قبل از برگزاری آن طی تماس تلفنی علاوه بر دعوت مجدد با خبرنگاران موضوعات و یا احتمالا تغییرات هماهنگ می شود .

کنفرانس خبری دعوت روابط عمومی از رسانه ها برای انعکاس مطالب و در اختیار گرفتن بخشی از فضای رایگان رسانه هاست که این اجابت ها در جای دیگری ( مصاحبه اختصاصی ) بایستی پاسخ داده شود .

 

الزامات کنفرانس خبری

 برات الله صمدی راد ( کارشناس ارشد ارتباطات) در مقاله ای با عنوان " تمهیدات برگزاری یک کنفرانس مطبوعاتی" عنوان می کند: "برای اینکه در برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی بیشترین بهره برداری حاصل شود . روابط عمومی ها می بایست تمهیدات و پیش بینی های زیر را اتخاذ نمایند.

الف : ضرورت و نیاز مصاحبه : اولین نکته در برگزاری کنفرانس مطبوعاتی ضرورت و نیاز آن است. یعنی کارگزار روابط عمومی باید بداند که آیا برگزاری این کنفرانس در این مقطع زمانی لازم است و آیا اطلاعاتی که قرار است از سوی رئیس سازمان و یا مؤسسه در اختیار رسانه ها قرار گیرد ارزشمند برای افکار عمومی هست یا خیر؟ زیرا چنانچه نمایندگان رسانه ها در یک کنفرانس مطبوعاتی حضور یابند و مشتی مطلب تکراری، خسته کننده و بی ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب گردیدو در مصاحبه ها و کنفرانس های بعدی سازمان شما کمتر حضور نخواهند یافت و شما یکی از ذی قیمت ترین ابزار قابل استفاده روابط عمومی ها که رسانه ها از دست داده اید.

ب: تهیه متن مصاحبه :در مرتبه بعدی تهیه متن مصاحبه باید مورد نظر قرار گیرد. روابط عمومی یک سازمان با توجه به آگاهی و اشرافی که بر سازمان و مؤسسه خود دارد و با توجه به شمناختی که از مخاطبان خود حاصل نموده می بایستد مبادرت به تدوین متن مصاحبه نماید.

بدیهی است تدوین متن مصاحبه برای کنفرانس مطبوعاتی فرصتی است که در آن می توان با حوصله مطالب مهم و اساسی را همراه با آمار و جداول تنظیم نمود تا علاوه بر مطالب شفاهی مدیر و رئیس سازمان مورد بهره برداری نمایندگان رسانه ها قرار گیرد.

و در صورتی که نماینده رسانه ای در کنفرانس حضور نداشته باشد می توان آن را برایش ارسال کرد تا در رسانه خود از آن استفاده نماید.

ضمناً متن مصاحبه از پیش آماده شده به مصاحبه شونده امکان می دهد تا با احاطه بیشتری بر آمار و ارقام و مطالب سخن بگوید و چنانچه مطلب مهمی را فراموش کرد رسانه ها با مراجعه به متن از آن استفاده نمایند. با این حال متن مصاحبه نباید از حد معمول بیشتر باشد و باید از پراکنده نویسی و مطالب خسته کننده تکراری کرد.

ج : زمان مصاحبه : در یک کنفرانس مطبوعاتی زمان مصاحبه مهم است. باید دقت کرد که روز مصاحبه نباید با روزهایی که معمولاً روزهای مهم و خبر ساز است یا قرار است رویداد مهمی اتفاق بیفتد که تداخل نماید مگر اینکه با آن رویدادها ارتباط داشته باشد. از سوی دیگر روزهای آخر هفته و یا روزهای تعطیل مثل پنج شنبه و جمعه برای مصاحبه انتخاب نشود زیرا امکان دعوت و جمع آوری خبرنگاران و نمایندگان رسانه ها مقدور نمی باشد . اما چنانچه لازم است در این روزها نیز اطلاع رسانی شود می بایست از طریق فکس و ارسال خبر مطالب را به رسانه هایی نظیر رادیو ، تلویزیون ارسال نمود.

در مجموع اوایل و اواسط هفته برای برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی مناسب باشد. 
ضمناً انتخاب ساعت مصاحبه نیز از اهمیت خاصی برخوردار است. بهترین ساعت برای برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی ساعت 10 صبح می باشد. زیرا هم تلویزیون فرصت پیدا می کند آن خبر را در شبکه های و ساعات مختلف روز بویژه اخبار سراسری ساعت 14 پوشش دهد و هم  روزنامه های کشور که اغلب صبحها منتشر می شوند فرصت پیدا می کنند. خبر را با شرح و بسط بیشتری منتشر نمایند.

 

د :تهیه و ارسال متن دعوت: بعد از اینکه زمان مصاحبه مشخص شد می بایست دعوتنامه ای را تنظیم کرد و در آن از نمایندگان رسانه ها دعوت نمود تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاری کنفرانس ( که آدرس دقیق آن را خواهید نوشت) حضور یابند.

بهتر است در متن دعوتنامه به محورهای گفت و گو فرد مورد نظر یعنی مصاحبه شونده همراه با اسم و سمت اشاره شود. . نامه را به سردبیر یا دبیر سوریس بنویسید و بعد از فکس و ارسال آن مجدداً پیگیری نموده و شخصاً از خبرنگار و رابطه خبری خواهش نمایید که در کنفرانس حضور بهم رسانید .

چنانچه حضور تلویزیون و شبکه های مختلف در کنفرانس مطبوعاتی ضروری است حتماً با مسوولان و خبرنگاران آن شبکه ها در ارتباط باشید و از آفیش شدن برنامه خود مطمئن شوید. زیرا حضور دوربین تلویزیون با توجه به ویژگیها و مخاطبین گسترده از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و به معنی اهمیت مصاحبه و کنفرانس شما نیز خواهد بود.

ه : سایر تمهیدات:علاوه بر پیش بینی تمهیداتی که در بالابه آن اشاره شد نکات ریز و در عین خال مهمی وجود دارد که می بایست قبل ، حین و بعد از برگزاری کنفرانس به آنها نیز توجه کرد. از این قبیل است:

1 - وضعیت نور، سیستم صوتی ، نظافت ، تزیین و ...اتاق کنفرانس را بررسی نمایید.

2 - ضبط صوت ، دوربین فیلمبرداری و عکاس روابط عمومی را توجیه نموده تا در روز و ساعت کنفرانس حضور داشته باشد. ( انجام عکاسی، فیلمبرداری و ضبط ضروری است زیرا به عنوان مستندات می تواند در آینده مورد استفاده قرار گیرد).

3 - فولدرهای کیف مانندی را طراحی نموده و بروشورها، جداول .کاتالوگ ، تصویر مصاحبه شونده متن مصاحبه ، کاغذ یادداشت ، خودکار و ... را در آن قرار دهید.

ضمناً می توانید عکس مصاحبه شونده را در یک فلاپی طراحی نموده و تحویل خبرنگاران دهید. 
4 - به اطلاعات درب ورودی زمان و مکان مصاحبه را اطلاع دهید تا خبرنگاران برای ورود مشکلی نداشته باشند.

5 - به نزدیکترین آژانس تاکس تلفنی اطلاع دهید مقارن با ساعات پایانی کنفرانس تعدادی تاکسی در مقابل سازمان یا شرکت شما برای بردن خبرنکاران حضور داشته باشند.

6 - تلاوت آیاتی از کلام اله مجید در ابتدای کنفرانس بر فضای معنوی کنفرانس خواهد افزود فرد تلاوت کننده و قرآن برای این کار آماده باشد.

7- چنانچه کنفرانس مصادف با ناهار یا شام باشد تدابیر لازم و پیش بینی تعداد شام و افراد سرویس دهنده و مکان آن را بنمایید.

8 - هدایایی به رسم یادبود که طرح و آرم سازمان شما بر آن نقش بسته باشد خالی از لطف نیست ولی ارزش آن نباید آنقدر زیاد باشد که تصورات منفی خبرنگاران و ... را برانگیزد.

9 - دستگاه فکس ، تلفن و ... برای استفاده احتمالی خبرنگاران در مجاورت اتاق کنفرانس وجود داشته باشد.

10 - وسایل پذیرایی از قبیل چای، شیرینی ، میوه و ... قبلاً هماهنگ شده باشد لیکن پذیرایی چایی در زمان مناسب و هنگامی که دوربین تلویزیون مشغول فیلمبرداری نیست انجام شود.

11 - در هنگام ورود خبرنگاران آنان را بدرستی به محل کنفرانس راهنمایی کنید در ورودیها و اتاقهای سازمان سرگردان نشوند.

12 - از قبل فرمی تهیه و هنگام ورود خبرنگاران نام، تلفن، فکس و رسانه های آنها را یادداشت شود.
13 - حتی المقدور منشورهای 3 وجهی تهیه و اسامی کلیه روزنامه های روی آنها بطرز زیبا نوشته و بر روی میزها چیده شود . تا آنها هنگام مراجعه بر روی صندلی مورد نظر خود قرار گیرند. البته چنانچه تمایل به جا به جایی داشتند اجاره دهید در هر جا محلی که دوست دارند قرار گرفته و سپس منشور را در همان محل قرار دهید. این امر علاوه بر زیبایی خاص خود نشاندهنده حضور یا عدم حضور نمایندگان رسانه هاست . ضمناً چیدمان منشور را بطور تصادفی قرار دهید تا از نوع چیدن آن تبعیض آمیز بنظر نیاید.

14 - تعداد افراد دعوت شده را از قبل پیش بینی کنید و چنانچه صندلی به تعداد کافی نیست ، آن را تأمین نمایید.

15 - چنانچه رسانه ای در کنفرانس حضور نداشت بعد از پایان کنفرانس متن مصاحبه را برایش ارسال نمایید.

16 - از خبرنگجارن و رسانه هایی  که در انعکاس خبر شما تلاش نموده اند در روزهای بعد بطور مکتوب یا شفاهی تشکر نمایید.

17- در هنگام ورود ، برگزاری و خروج در کنار آنها باشید، خودتان را به آنها معرفی کنید، خبرنگاران را که نمی شناسید با آنها آشنا شوید و در مجموع ارتباط گرم و صمیمانه ای را با آنها برقرار نمایید.

18 - متن مصاحبه را به مجلات و هفته نامه های ذی ربط که قبلاً دعوت نشده اند ارسال نموده و از اینکه امکان دعوت آنها وجود نداشته عذر خواهی نمایید"(3).

 

دستور العمل برگزاری کنفرانس خبری

 

دستور العمل زیر نیز برای مصاحبة عمومی (کنفرانس خبری ) با نمایندگان وسایل ارتباط جمعی در کتاب "چگونه روابط عمومی کنیم؟"  ارایه شده است:

§         اطّلاع و کسب دستور از مدیر

§         مذاکره با افراد مربوط

§         تنظیم برنامه ( وقت با توجه به برنامه های دیگر تعیین می شود )

§         انتخاب محل مصاحبه و توجه به :

الف : میز و صندلی ها

ب : میکروفن و ضبط صوت

پ : نور سالن

ت: محل نشستن مصاحبه شونده

ث: بیوگرافی مصاحبه شونده

ج: مترجم

چ: متن ها و عکس های لازم احتمالی

ح: عکاس مؤسّسه

خ: یادداشت و مداد

د: تنگ و لیوان آب و زیر سیگاری

ذ : پذیرایی قبل از شروع

ر: تلفن های خارج از سالن مصاحبه برای خبرنگاران

§         تهیة لیست خبرنگاران :

     الف :  مطبوعات

      ب:   سازمان رادیو و تلویزیون و وزارت فرهنگ و هنر

      پ:  خبرگزاریها ( خارجی در صورت لزوم )

      ت:  کانون خبرنگاران عکاس

§          افراد دیگری هم لازم است که دعوت شوند ؟

الف : از مؤسّسه

ب:  ازخارج آن

§         چه کسی مصاحبه شونده را معرفی خواهد کرد ؟

§         هنگام چاپ کارت یا دعوتنامه  ( فارسی ، فرانسه یا انگلیسی ؟ ) به این نکات دقت شود:

     الف : نام مصاحبه شونده و عنوان رسمی او

      ب :  موضوع مصاحبه

     پ :  ساعت ، روز و محل

§         ارسال کارت یا دعوتنامه

§         پیگیری و اطمینان از رسیدن کارت به دست خبرنگاران

§         تعیین مسئول ضبط

§         یاد آوری به خبرنگاران خبرگزاریهای پارس ورادیو در مورد دستگاه ضبط صوت

§         اطّلاع به مسئول مربوط برای آمادگی و نظافت

§         روز قبل از مصاحبه :

      الف : بازدید سالن و اطمینان از تهیة آنچه در ردیف شمارة4 آمده است .

      ب : تماس با خبرنگاران ، تا از پیش خبر  مصاحبه را چاپ کنند .

     پ :  ارسال فهرست دعوت شدگان برای نگهبانی مؤسّسه

     ت:   یادآوری به مسئولان برای در نظر گرفتن پارکینگ جهت اتومبیل های دعوت  شدگان

     ث : آزمایش میکروفن و ضبط صوت

§         در روز مصاحبه : 

    الف :  بازدید نهایی سالن

     ب :  تماس با نگهبانی و مسئول پارکینگ

     پ :  استقرار مأمور در نقاط لازم بری راهنمایی دعوت شدگان

     ت :  پذیرایی تدریجی از دعوت شدگان

     ث : راهنمایی آنها به سالن مصاحبه و استقرار

      ج : یادداشت اسامی دعوت شدگانی که حضور به هم نرسانده اند 

      چ : معرفی مصاحبه شونده توسط مقام مسئول

      ح : شروع مصاحبه و توزیع عکس اگر لازم باشد .

§         ورود به سالن در مدت مصاحبه ممنوع خواهد بود مگر در موارد اضطراری

§         مشایعت مصاحبه شونده پس از اتمام برنامه تا در خروجی

§         اتومبیل روابط عمومی برای بازگشت در اختیار خبرنگارانی گذارده می شود که عجله دارند .

§         پیاده کردن نوار مصاحبه و ترجمة تدریجی در صورتی که به زبانی غیر از فارسی است .

§         ارسال نسخة  اول متن مصاحبه برای مدیر در صورت لزوم

§         تهیة خلاصه برای مطبوعات صبح یا عصر با توجه به ساعت مصاحبه

§         بازدید نسخة اول عکس های مصاحبه

§         ارسال متن کامل مصاحبه و عکس ها برای مسئولان  وسا ئل ارتباط جمعی

§         تماس با مقامات سازمان رادیو وتلویزیون به منظور حصول اطمینان از کیفیت نوار و فیلمی که تهیه شده است .

§         مطالعة بریده جراید روز بعد و تکمیل پرونده امر با ذکر ساعت و دقیقه ای که خبر از رادیو و تلویزیون پخش شده .

§         تشکر تلفنی از خبرنگاران و نویسندگان برای مصاحبه های بزرگ و مهم .

§         تهیة خلاصه مصاحبه ( و کامل آن در صورت لزوم ) و عکس برای بولتن مؤسّسه .

§         تماس با متصدّی فیلم های خبری وزارت فرهنگ و هنر .

§         ثبت شمارة فیلم خبری و تاریخی که در سینما ها به معرض نمایش گذارده شده در پرونده .

§         ذکر فعالیت در گزارش ماهانه روابط عمومی "(4).

 

مدیریت کنفرانس خبری

 

به بیانی ساده تر و کامل تر اقدامات کنفرانس خبری را به شرح زیر می توانیم یادآوری می کنیم:

 

 الف : قبل از برگزاری

- جمع‌آوری اطلاعات پیرامون موضوع کنفرانس

- تهیه پیش خبر برگزاری کنفرانس

- تهیه دعوت نامه و ارسال به رسانه‌ها (زمان ـ مکان، مصاحبه شونده و ... لحاظ شود).

- تزیین سالن و بررسی تجهیزات مکان برگزاری کنفرانس (نور ـ صدا ـ تهویه)

- تهیه وسایل ایاب و ذهاب

- پیگیری تلفنی دعوت ‌نامه‌های خبرنگاران

- تهیه گزارش کنفرانس جهت مصاحبه شونده

- تهیه اطلاعات خبرنگاران و ارائه به مصاحبه شونده

- مشخص کردن کارشناس رابط خبرنگاران جهت پاسخگویی به خبرنگاران

- تدارک تجهیزات ارتباطی در جنب کنفرانس جهت خبرنگاران

   ( اتاق خبرنگاران + تلفن + فکس + اینترنت + موبایل ـ تایپ)

- تهیه اطلاعات، برشور، فکس در ارتباط با موضوع مصاحبه جهت ارائه به خبرنگاران

- مشخص شدن زمان مصاحبه (بین ساعات 9 تا 12 صبح) بهترین زمان برای کنفرانس خبری است)

- مشخص شدن مکان مصاحبه (میز U  بهترین نوع آرایش برای کنفرانس خبری است).

 

ب : حین برگزاری

   - فیلمبرداری (تصیر برداری)

  - عکسبرداری

  - صدابرداری

  - پذیرایی

  - راهنمایی خبرنگاران به محل کنفرانس

  - راهنمایی خبرنگاران به اتاق خبرنگاران

  - معرف مصاحبه شونده

 

ج : بعد از برگزاری

- تهیه بریده جراید

- تهیه برنامه‌های خبری و تحلیل و تصویرهای رادیویی و تلویزیونی کنفرانس

- تهیه گزارش مکتوب کنفرانس (به همراه تجزیه و تحلیل)

- تشکر کتبی و شفاهی از خبرنگاران حاضر در کنفرانس

- تهیه گزارش تصویری از کنفرانس

- تهیه خبر و ارسال به رسانه هایی که حضور نیافته‌اند.

منبع:یحیایی ایله ای /احمد/روابط عمومی حرفه ای